Effektive Besprechungen

Sie wollen Ihre Zeit effektiver nutzen? Fangen Sie bei Besprechungen an.

Die Situation kommt Ihnen sicherlich bekannt vor: Der Kalender ist von morgens bis abends mit Besprechungsterminen zugepflastert, Mitarbeiter sind kaum zu erreichen bzw. kommunizieren per SMS und der Konferenzraum wird kurzerhand zu einem Großraumbüro mit Laptops auf dem Tisch umfunktioniert, während vorne jemand versucht, einen Satz bunter Folien an die Wand zu werfen. Zu häufig werden Besprechungen einberufen, die wenig zielgerichtet sind und oftmals nur für den Informationsaustausch genutzt werden. Lange Monologe, fehlende Interaktion, Folienschlachten und mangelhafte Besprechungsplanung lassen das Interesse der Teilnehmer schnell auf Null sinken. Für den Informationsaustausch gibt es übrigens wesentlich effizientere Wege wie zum Beispiel Email, kurze und prägnante Berichte, informelle Gespräche etc. Besprechungen sollten immer ein definiertes Ergebnis haben und die gebündelte brainpower der Teilnehmer nutzen.

Hier sind meine fünf Punkte für effektive Besprechungen:

  1. Versenden Sie eine Ergebnis-Agenda 48 Stunden vor der Besprechung. Eine Ergebnis Agenda sollte klar umschreiben, was die beabsichtigten Resultate des Treffens sein sollen.
  2. Stellen Sie die notwendigen Informationen den Teilnehmern vor der Besprechung zur Verfügung und erlauben Sie den Teilnehmern ausreichend Zeit, die Infos sorgfältig zu verarbeiten und sich auf die Besprechung vorzubereiten. Benutzen Sie das Treffen nicht als ein Instrument, um Informationen auszutauschen! Wenn Sie Input von anderen benötigen, ist es berechtigt.
  3. Halten Sie Besprechungen kurz und fokussiert! Kein Treffen sollte länger als 90 Minuten dauern. Reduzieren Sie auch die Häufigkeit. Setzen Sie zum Beispiel nicht ein wöchentliches Treffen an, nur um des Treffens willen. Stellen Sie sicher, dass das Einberufen einer Besprechung wirklich notwendig ist.
  4. Definieren Sie klare nächste Schritte und Verantwortlichkeiten. Am Ende einer Besprechung sollte jeder wissen, was er als nächstes macht, welcher Input oder welche Ergebnisse von ihm erwartet werden und zu welchem Zeitpunkt diese zu liefern sind, um Fortschritte zu machen.
  5. Limitieren Sie Präsentation so weit wie möglich und maximieren Sie die Interaktion. Mit anderen Worten kein PowerPoint, keine Handouts oder andere Dokumente. Präsentieren Sie eine neue Idee oder einen Vorschlag und gehen mit den Teilnehmern in die Diskussion. Setzen Sie ein Flip Chart ein, um Ideen zu visualisieren. Nutzen Sie das geballte Denkvermögen der Teilnehmer am Tisch und beziehen Sie sie aktiv in die Diskussion mit ein.

Wenn Sie Ihre Zeit effektiv einsetzen wollen, fordern Sie diese Punkte von dem Besprechungsleiter ein bzw. folgen Sie den Punkten, wenn Sie selbst eine Besprechung einberufen. Der Erfolg wird auf Ihrer Seite sein.

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